TIPP: So formuliert man eine perfekte Abwesenheits-E-Mail

Perfekte Kommunikation auch während Ihrer Abwesenheit

Kennen Sie das? Sie verschicken eine Termin- oder eine Angebots-Anfrage per E-Mail und erhalten tagelang keine Antwort. Oft liegt es daran, dass Ihr Korrespondez-Partner einige Tage nicht im Büro ist! Wie wirkungsvoll könnte jetzt eine Abwesenheits-E-Mail sein … Das Internet ist voll von technischen Ratschlägen, wie man diese Abwesenheits-E-Mails einrichtet, z. B. für Outlook 2010, Thunderbird, Lion E-Mail etc. Doch häufig sind die E-Mails ungeschickt formuliert – vielleicht weil man viel seltener Formulierungs-Hinweise findet. Hier sind einige konkrete Formulierungsbeispiele (jeweils kursiv). Ideal bei Abwesenheit ist ein zweistufiges Vorgehen:

1. Informieren Sie zuerst Ihre E-Mail-Partner, dass Sie demnächst abwesend sind.
2. Informieren Sie dann Ihre E-Mail-Partner in einer freundlichen und persönlichen Weise von Ihrer Abwesenheit.

Das folgende Blog zeigt zuerst wie man Abwesenheit ankündigt. Denn beschreibt es typische Fehler bei Abwesenheits-E-Mails und zeigt positive Varianten: Die beste informiert über die Weiterleitung an eine im Unternehmen gerade anwesende Person. Oft ist diese Form der Weiterleitung nicht möglich. Auch hierfür gibt es zwei Vorschläge. Form, Betreff, Anrede und erste Sätze, Inhalt und Ende der Abwesenheits-E-Mail werden behandelt (Formulieren Sie die E-Mails zusätzlich in englischer Sprache, wenn Sie mit ausländischen Betrieben und Kunden zusammenarbeiten [1] ).  

 

Die Abwesenheit bereits einige Wochen vorher ankündigen, z. B. in der Signatur


Avisieren Sie Ihre Abwesenheit bereits einige Wochen vorher in jeder E-Mail Ihren Kommunikationspartnern. So können sich viele Partner auf die Abwesenheit einstellen. Der SekretärinnenBriefeManager [2] empfiehlt:  „Ändern Sie Ihre Signatur bereits ein bis zwei Wochen vor den Ferien, damit der Empfänger entsprechend agieren kann, beispielsweise rechtzeitig die Bestellung schicken“. Ähnlich das Sekretärinnen-Handbuch: „Informieren Sie Ihre Korrespondenzpartner frühzeitig über Ihren Weihnachtsurlaub, wenn niemand auf Ihr Postfach Zugriff haben wird. Dann können dringende Dinge vorher geklärt werden. Ergänzen Sie einfach Ihre E-Mail-Signatur um einen entsprechenden Hinweis.“ [3] Damit der Hinweis auch gut wahrgenommen wird, steht er idealerweise am Anfang der Signatur. So weist dann immer der letzte Satz Ihrer E-Mail, direkt vor Ihrem Gruß, auf Ihre Abwesenheit hin. Hierbei können Sie auch mitteilen, wer in der Abwesenheit wie weiterhilft. Hier zwei Beispiele:  

 

Einfacher Hinweis: 

Übrigens: Vom 21. Dezember 2011 bis einschließlich 10 Januar 2012 bin ich im Winterurlaub.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Name
Signaturzeile 1
Signaturzeile 2
Signaturzeile 3

 

Mit Hinweis, wer in der Abwesenheit wie weiterhilft:

Übrigens: Vom 21. Dezember 2011 bis einschließlich 10 Januar 2012 bin ich im Winterurlaub. Während dieser Zeit hilft Ihnen dann mein Kollege Walter Vertritt gerne weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail unter walter.vertritt@domain_des_unternehmen.de oder per Telefon unter 08441-78 42 56 werktags zwischen 9:00 und 17:00

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Name

Signaturzeile 1
Signaturzeile 2
Signaturzeile 3

 

Die eigentliche Abwesenheits-E-Mail


Abwesenheits-E-Mails werden oft sehr nüchtern formuliert, so die Fachleute. Oft teilen sie dem Kunden bloß mit, was der Abwesende gerade nicht tun kann. Problematisch sind z.B. Formulierungen wie "Ich bin bis 2. Dezember nicht im Büro". Solche Antwort-E-Mails empfinden die Sender der E-Mails als unpersönlich und unfreundlich. Häufige Fehler sind [4]:

  • Kein oder unklarer Betreff
  • Keine Anrede
  • Keine Signatur
  • Nur Kleinschreibung
  • Fehlende Infos, was mit der E-Mail während der Abwesenheit geschieht
  • Orthografiefehler

Eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails solle man immer positiv formulieren, so Agnes Anna Jarosch vom Deutschen Knigge-Rat in Bonn. Sie sollten schreiben, wann Sie wieder zu erreichen sind und wer in der Firma in der Zwischenzeit weiterhilft. Auch die Form der Abwesenheits-E-Mail solle einem Geschäftsbrief in nichts nachstehen – sie wirke schließlich nach außen wie eine Visitenkarte des Unternehmens. In den Text gehören daher eine freundliche Anrede, ein Abschiedsgruß und auch ein Dank für die Nachricht [5]. Formal sollten zusätzlich folgenden Kriterien berücksichtigt werden:

  • Schreiben Sie nach der aktuellen Rechtschreibung. Gerade bei kurzen Texten, hinterlassen Rechtschreib- und Grammatikfehler einen negativen Eindruck.
  • Den Text Ihrer Abwesenheits-E-Mail ausschließlich in Kleinschreibung zu verfassen, ist stillos. Texte in Kleinschreibung sind auch anstrengender zu lesen. Daher gelten sie auch als unhöflich.
  • Achten Sie auf die richtige Schreibweise des Wortes „E-Mail“. Im Englischen schreiben Sie e-mail.

Nun zu Betreffzeile und zum Inhalt:  

 

Die Betreffzeile

Absender und Betreff sind die ersten Informationen, die bei einer E-Mail wahrgenommen werden. Sie motivieren den Empfänger der Botschaft, diese auch zu lesen. Der Betreff sollte daher nicht „AutoReply“ enthalten – oder ähnliche geistlose Formulierungen. Ideal ist ein konkreter Betreff, wie z. B.:

  • Ich bin am xx.yy. wieder da
  • Ich bin bis xx.yy. im Urlaub
  • Eine Kollegin vertritt mich zur Zeit. Ich habe Mutterschaftsurlaub

Wichtig hierbei: Beschreiben Sie – nach Möglichkeit – wann Sie wieder da sind. Da Leser den ersten Tag Ihrer Abwesenheit in vielen Fällen nicht kennen, hat eine Mitteilung wie lange Sie weg sind (z.B. „14 Tage“) oft für den Leser keinen Informationswert.

 

Anrede

Formulieren Sie immer eine Anrede. Sie ist Bestandteil jedes Geschäftsbriefes. Je nach Firma und Korrespondenzstil bieten sich z. B. an:

  • Guten Tag,
  • Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
  • Ein freundliches Hallo und danke für Ihre Nachricht!
  • Buongiorno, guten Tag,

Die Formulierung „Buongiorno, guten Tag“ könnte z. B. von einem Mitarbeiter stammen, der gerade in Italien urlaubt. Nach der Anrede sollte man sofort zum Thema kommen und gleichzeitig einen emotionalen Draht zum Leser oder zur Leserin aufbauen.  

 

Die Einleitungs-Sätze

Bedanken Sie sich daher zuerst für Ihre E-Mail. Schreiben Sie auch hier, wann Sie wieder da sein werden.

Danke schön für Ihre E-Mail. Ich bin am 10. Januar wieder an meinem Arbeitsplatz.

oder

Danke für Ihre E-Mail. Gerne hätte ich sie sofort beantwortet, bin aber bis 10. Januar im Winterurlaub.

 

Dann: Wie wird die E-Mail während der Abwesenheit bearbeitet?

Geben Sie nun an, was mit den E-Mails des Senders während Ihrer Abwesenheit passiert. Als beste Möglichkeit wird, wenn möglich, die Weiterleitung an einen anwesenden Mitarbeiter empfohlen. Beispiel:

Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.

Zeigen Sie dem Empfänger, dass es Verzögerungen bei der Antwort geben kann …

Bitte um Verständnis, dass ich aufgrund von Außendienstterminen nicht immer taggleich die eingehenden Emails bearbeiten kann

  … oder geben Sie eine Möglichkeit an, wie Sie der Sender in dringendsten Fällen erreichen kann

In äußerst dringenden Fällen rufen Sie bitte an! Telefon (08441) 78 42 56.

Falls Sie überhaupt nicht zu erreichen sind oder es keine Vertretung gibt, geben Sie zu mindestens an, wann Sie die E-Mail wieder beantworten können.

Leider kann ich Ihre E-Mail erst ab 10. Januar beantworten, weil ich bis dahin auf einer Fortbildung bin.

 

Ende der Abwesenheits-E-Mail

Spätestens am Schluss sollten Sie auf den Termin der Beantwortung der E-Mail hinweisen. Nennen Sie dabei nicht den erste Tag nach Ihrer Abwesenheit als Antworttermin, da bis zu diesem Zeitpunkt meist viele unbeantwortete E-Mails eingegangen sind. Deren Bearbeitung dauert oft mehrere Tage.

Auf jeden Fall melde ich mich bei Ihnen nach meinem Urlaub. Da mich sicherlich viele E-Mails erreichen, geben Sie mir bitte ein, zwei Tage Zeit, bis ich Ihnen antworte.

Eine abschließende Grußformel ist ein Muss – auch in einer Abwesenheits-E-Mail. Schreiben Sie zum Schluss Ihren Vor- und Nachnamen unter Ihre Abwesenheits-E-Mail. Geben Sie immer Ihre Signatur mit an., Beispiel:

Vielen Dank für Ihr Verständnis und auch Ihnen Frohe Feiertage.
 
Freundliche Grüße

Maria Istnichtda

Signatur UNTERNEHMEN 

 

 

Quellen:


 Verschiedene Sekretärinnen-Portale und einige Marketing-Fachleute wertvolle Empfehlungen, wie z.B. (alle Quellen am 25.11.2011 letztmals überprüft):


3 thoughts on “TIPP: So formuliert man eine perfekte Abwesenheits-E-Mail

  1. Hallo Robert.

    Danke für den "Hinweis", in der Tat ein vernachlässigter Punkt, den ich ob dieses Posts zukünftig für mich und meine Mannschaft wieder berücksichtigen werde! Gruß. Ralf

  2. Pingback: Jobcenter Mitarbeiter zu dämlich eine Abwesenheitsnotiz in Email einzubinden « Das Billiglohnland D-Land

  3. Pingback: JOBCENTER MITARBEITER ZU DÄMLICH EINE ABWESENHEITSNOTIZ IN EMAIL EINZUBINDEN | das jobcenter

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